문서보관상자 사용하시나요?
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문서보관상자 사용하시나요?
황화일은 많이 사용하는데 문서보관상자는?
그냥 캐비닛에 문서고에 그냥 보관합니다
대분분이
조금 신경 쓰는 곳은 황화일의 색깔을 매년 바꿔서 씁니다
그냥
노란색 황화일만 쓰는 곳도 있습니다
오늘 인사가 나서 책상을 정리했습니다
가지고 있던 파일들을 인계하는 데
전 문서보관상자에 보관합니다 업무자료 10 상자를 넘겼습니다
전자결재라 문서가 줄었지만 관련 참고자료들이 생각보다 많았습니다
3단 책꽂이 하나 가득 문서보관상자로 꽉 채웠주었습니다
전 파일과 책을 100권 받았습니다
재본 자료, 책, 황화일 10권 등등
서랍에서 뜯지 않았던 문서보관상자 5개를 접어서
자료들을 다 담고 책은 책장에 정리했습니다
문서보관상자 5개에 꾹꾹 눌러 담고 라벨을 만들어 붙이고 책꽂이로 보냈습니다
문서보관상자를 처음 쓴 것이 입사하고 신입 때 서고 정리를 하고부터입니다
한 달 동안 서고 정리를 했는데
파기한 서류 일지가 1톤 차 한 대 정도였고 나머지 서류들을 문서보관상자에 담아 분류해서 정리를 끝냈습니다
일지, 출장신청서, 전표 등 크기도 다양하고 크기도 들쭉 날쭉한 것들을 문서보관상자에 넣고 문서고에 던져두었습니다
이후로도 문서 정리할 때는 항상 문서보관상자를 이용합니다
대부분 상자를 사 달라고 하면 생각보다 비싸다고 이야기들 하지만
정리해두면 보는 것 만으로 뿌듯함이 생깁니다
오늘도 100여 권의 자료를 상자에 넣고 라벨을 붙여 놓으니까 내용은 아직 모르지만 다 업무를 마스터한 느낌이 듭니다
완료가 된 자료는 뚜껑을 꺼내 상자를 덮어서 보관합니다
옆에 손잡이 하라고 홈이 파여 있어 이동과 보관이 편리합니다
색깔까지 맞춰두면 보기도 좋습니다 (행정문서 상자라 이쁘지 않지만 모아두면 나쁘지 않습니다)
ks인증 등 정기적 갱신하는 자료는 색상으로 구분하면 관리도 편해집니다
그럼 GTD(Getting Things Done)는 아시나요?
https://gettingthingsdone.com/
작업 완료: 스트레스 없는 생산성의 기술
David Allen 쓴 책에서 소개한 방법론입니다
우리나라에서는 닥치는 대로 일하기? 정도 (국내 번역서를 찾아보니 절판되었네요)
한동안 유행했는데 번역 책도 이젠 안 보이네요
일이나 업무에 힘드신 분들에게 권해드립니다
gtd 방법론
모든 일은 index box에 모두 넣습니다 (물리적인 상자가 아닌 업무 리스트가 될 수 도 있습니다)
닥치는 대로 꺼내서 일을 처리합니다 (전화하기, 문서기안, 보고하기 등)
3분 이상 소요되는 끝나지 않는 일인 경우 장기 할 일로 전환한다 (다른 일을 다 완료 후 진행한다)
일에 대한 스트레스는 일이 해결되지 않으면 끝이 없습니다
밀린 숙제 몰 아치 듯하면 딴생각할 틈 없습니다
시간이 걸리는 일을 위해 빨리 해치울 수 있는 일은 빨리 처리합니다
황화일이 이리저리 흩어져 있으면 일의 양을 가늠할 수 없습니다
문서보관 상자 (index box)에 넣어두면 상자 10 상자 20 상자 가늠할 수 있고
닥치는 대로 꺼내서 정리하다 보면
어느 순간에는 일이 끝나 있을 것입니다
참고자료
GTD 홈페이지 https://gettingthingsdone.com/
책 https://book.naver.com/bookdb/book_detail.nhn?bid=225732
* 구매링크를 연결하는 것은 수익활동이기도 하지만
운영자와 같이 귀찮니즘 가진 분들을 위해 연결하고 있습니다
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